KI im Handwerk: Wie ein Heizungsbetrieb seine Angebote in 20 Minuten statt drei Stunden erstellt

Ein Heizungs- und Sanitärbetrieb aus Bayern mit 15 Mitarbeitenden erstellt ein Angebot heute in rund 20 Minuten. Vorher waren es rund drei Stunden Büroarbeit. Den Namen des Betriebs nennen wir aus Vertraulichkeitsgründen nicht.

Vorherrund 3 Std.

Heuterund 20 Min.

gespart

fast 90 %weniger Zeit für jedes Angebot

Damit gehört der Betrieb zu einer kleinen Minderheit. Laut Bitkom verschicken zwar 68 Prozent der Handwerksbetriebe ihre Angebote bereits digital, künstliche Intelligenz nutzen aber die wenigsten:

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Handwerksbetrieben setzten 2025 künstliche Intelligenz ein.

Der Ausgangspunkt

Anfragen kamen über drei Kanäle: Website, E-Mail und Notdienst. Jede landete woanders. Das Wissen für ein gutes Angebot war ebenfalls verteilt: welche Produkte zu welcher Anlage passen, was sie gerade kosten, wie lange die Montage dauert. Das wussten einzelne Menschen, oder es lag in Ordnern. Jedes Angebot war Handarbeit.

Warum wir nicht mit KI angefangen haben

Ein KI-Assistent, der weder Preise noch Kunden noch Abläufe kennt, schreibt schön formulierte Angebote mit falschem Inhalt. Deshalb haben wir in vier Stufen gebaut, und KI kam erst in der dritten dazu.

1. 1

   Website und Leads

   Anfragen kommen an einer Stelle an.

2. 2

   ERP mit Odoo

   Eine gemeinsame Datenbasis.

3. Ab hier KI

   3KI

   Unternehmens­gehirn

   Das Wissen des Betriebs, getrennt vom Modell.

4. 4KI

   Agent

   Antwortet und handelt, ein Mensch gibt frei.

Die Website mit rund 80 Seiten bündelt Kontakt-, Angebots- und Notdienstanfragen an einer Stelle. Odoo hält Kunden, Angebote und Aufträge in einem System. Das Unternehmensgehirn speichert Produkte, Preise, Abläufe und Dokumente getrennt vom KI-Modell. Und der Agent greift auf beides zu.

Der Agent übernimmt heute vier Aufgaben: Er beantwortet Fragen zu Produkten, Preisen und Abläufen, legt Leads direkt in Odoo an, gibt Auskunft zu Rechnungen und bereitet Angebote in Odoo vor. Kein Angebot verlässt den Betrieb, ohne dass jemand aus dem Team es freigegeben hat.

Wie aus drei Stunden 20 Minuten werden

Die KI tippt nicht schneller. Es entfällt das Zusammensuchen: Was hat der Kunde angefragt, welche Produkte passen, was kosten sie, wie wurde ein ähnlicher Fall zuletzt gelöst. Der Agent stellt den Entwurf aus dem Wissen des Betriebs und den Daten in Odoo zusammen. Jemand aus dem Büro prüft, passt an und gibt frei. Aus Recherche wird Kontrolle, und Kontrolle geht schneller.

Was andere Betriebe mitnehmen können

• Der Prozess ist wichtiger als das Modell. Ohne Stufe 1 und 2 hätte Stufe 4 nicht funktioniert.
• Das Wissen gehört dem Betrieb. Ein besseres Modell wird eingesetzt, ohne das Wissen neu aufzubauen.
• Die Freigabe bleibt beim Menschen. Das schafft Vertrauen im Team und verhindert teure Fehler.
• Klein anfangen, aber messen. Ein klar abgegrenzter Ablauf mit messbarer Dauer zeigt, was sich verbessert.
• Ein Ablauf zieht den nächsten nach sich. Weil die Wissensbasis steht, geht jeder weitere schneller.

Als Nächstes bekommen die Monteure eine mobile Lösung, die auf dasselbe Unternehmensgehirn zugreift. Wer auf der Baustelle eine Frage zu einer Anlage hat, bekommt die Antwort aus demselben Wissen wie das Büro.

Und die Kosten?

Was ein erster Agent oder ein Unternehmensgehirn kostet, zeigen unsere Pakete. Betriebe in Bayern können über den Digitalbonus einen Zuschuss von bis zur Hälfte der förderfähigen Kosten bekommen, wenn der Antrag vor der Beauftragung gestellt wird. Den vollständigen Kundenfall finden Sie unter Kundenfall Handwerk.

Quellen

• Bitkom: Handwerk: Azubis machen Betriebe fit für die Digitalisierung, Presseinformation vom 27. August 2025, Umfrage unter 504 Handwerksbetrieben