KI im Handwerk: Wie ein Heizungsbetrieb seine Angebote in 20 Minuten statt drei Stunden erstellt

Im Handwerk ist künstliche Intelligenz noch die Ausnahme. Laut einer Umfrage des Digitalverbands Bitkom unter 504 Handwerksbetrieben setzten 2025 erst 4 Prozent KI ein. Gleichzeitig verschicken 68 Prozent ihre Angebote bereits digital. Die Angebote selbst entstehen aber meist noch wie früher: von Hand, aus dem Kopf und aus alten Vorlagen.

Dieser Artikel beschreibt ein Projekt, in dem wir das geändert haben. Ein Heizungs- und Sanitärbetrieb aus Bayern mit 15 Mitarbeitenden erstellt ein Angebot heute in rund 20 Minuten. Vorher waren es rund drei Stunden Büroarbeit. Den Namen des Betriebs nennen wir aus Vertraulichkeitsgründen nicht.

Der Ausgangspunkt

Anfragen kamen über mehrere Kanäle: über die Website, per E-Mail und über den Notdienst. Jede landete woanders, und niemand hatte alle im Blick.

Das Wissen, das man für ein gutes Angebot braucht, war ebenfalls verteilt. Welche Produkte zu welcher Anlage passen, was sie aktuell kosten, wie lange die Montage dauert und welche Besonderheiten bei einem Kunden zu beachten sind: Das wussten einzelne Menschen im Betrieb, oder es lag in Ordnern. Jedes Angebot war deshalb Handarbeit und kostete rund drei Stunden.

Das ist kein Sonderfall. In vielen Handwerksbetrieben ist das Büro der Engpass, nicht die Baustelle. Wer drei Stunden an einem Angebot sitzt, schreibt weniger Angebote, als er könnte.

Warum wir nicht mit KI angefangen haben

Der naheliegende Gedanke wäre gewesen, einen KI-Assistenten zu kaufen und ihn Angebote schreiben zu lassen. Das hätte nicht funktioniert. Ein Assistent, der weder die Preise noch die Kunden noch die Abläufe des Betriebs kennt, erzeugt schön formulierte Angebote mit falschem Inhalt.

Deshalb haben wir in vier Schritten gearbeitet, und KI kam erst im dritten dazu.

1. Website und Lead-Management

Zuerst ging es darum, dass Anfragen an einer Stelle ankommen. Der Betrieb bekam eine suchmaschinenoptimierte Website mit rund 80 Seiten. Kontakt-, Angebots- und Notdienstanfragen landen seitdem strukturiert an einem Ort statt in verschiedenen Postfächern.

2. Ein ERP als gemeinsame Datenbasis

Danach wurde Odoo als ERP eingeführt. Kunden, Angebote und Aufträge liegen jetzt in einem System. Das klingt unspektakulär, ist aber die Voraussetzung für alles Weitere: Ein Agent kann nur zuverlässig arbeiten, wenn die Daten an einem Ort und in einer Form vorliegen.

3. Ein Unternehmensgehirn

Im dritten Schritt haben wir das Wissen des Betriebs in einer eigenen Wissensbasis zusammengeführt: Produkte, Preise, Abläufe und Dokumente. Diese Wissensbasis ist getrennt vom KI-Modell gespeichert. Das Modell lässt sich austauschen, das Wissen bleibt im Betrieb. Warum diese Trennung so wichtig ist, erklären wir ausführlich im Artikel über das Unternehmensgehirn.

4. Ein Agent, der antwortet und handelt

Erst jetzt kam der Agent dazu. Er greift auf das Unternehmensgehirn und auf die Live-Daten in Odoo zu und übernimmt heute vier Aufgaben:

• Er beantwortet Fragen zu Produkten, Preisen und Abläufen.
• Er legt Leads aus Anfragen direkt in Odoo an.
• Er gibt Auskunft zu Rechnungen.
• Er bereitet Angebote in Odoo vor. Ein Mensch prüft und gibt sie frei.

Der letzte Punkt ist entscheidend. Kein Angebot verlässt den Betrieb, ohne dass jemand aus dem Team es gesehen hat. Der Agent nimmt die Vorarbeit ab, die Verantwortung bleibt beim Betrieb.

Wie aus drei Stunden 20 Minuten werden

Die Zeitersparnis kommt nicht daher, dass die KI schneller tippt. Sie kommt daher, dass das Zusammensuchen entfällt: Was hat der Kunde angefragt, welche Produkte passen, was kosten sie gerade, wie wurde ein ähnlicher Fall zuletzt gelöst.

Diese Arbeit erledigt jetzt der Agent. Er stellt den Entwurf aus dem Wissen des Betriebs und den Daten in Odoo zusammen. Jemand aus dem Büro prüft ihn, passt an, was nicht stimmt, und gibt frei. Aus Recherche wird Kontrolle, und Kontrolle geht schneller.

Was andere Betriebe daraus mitnehmen können

Der Prozess ist wichtiger als das Modell. Der größte Hebel in diesem Projekt war nicht die KI, sondern ein sauberer Ablauf und eine gemeinsame Daten- und Wissensbasis. Ohne Schritt 1 und 2 hätte Schritt 4 nicht funktioniert.

Das Wissen gehört dem Betrieb. Weil die Wissensbasis getrennt vom Modell liegt, hängt der Betrieb nicht an einem KI-Anbieter. Wird ein besseres oder günstigeres Modell verfügbar, wird es eingesetzt, ohne dass das Wissen neu aufgebaut werden muss.

Die Freigabe bleibt beim Menschen. Gerade am Anfang sollte alles, was nach außen geht, von einer Person geprüft werden. Das schafft Vertrauen im Team und verhindert teure Fehler.

Klein anfangen, aber messen. Die Angebotserstellung war ein klar abgegrenzter Ablauf mit einer messbaren Dauer. Genau deshalb lässt sich heute sagen, was sich verbessert hat.

Ein Ablauf zieht den nächsten nach sich. Die Angebotserstellung ist ein Prozess von vielen. Weil die Wissensbasis steht, geht jeder weitere Ablauf schneller.

Wie es weitergeht

Als Nächstes bekommt der Betrieb eine mobile Lösung für die Monteure vor Ort. Sie greift auf dasselbe Unternehmensgehirn zu. Wer auf der Baustelle eine Frage zu einer Anlage hat, bekommt die Antwort aus demselben Wissen, das im Büro für die Angebote genutzt wird.

Und die Kosten?

Ein Projekt dieser Art ist kein Wochenendprojekt, aber auch kein Konzernvorhaben. Was ein erster Agent oder ein Unternehmensgehirn bei uns kostet, steht in unseren Paketen. Betriebe in Bayern können über den Digitalbonus Bayern einen Zuschuss von bis zur Hälfte der förderfähigen Kosten bekommen, bis zur jeweiligen Obergrenze. Voraussetzung ist, dass der Antrag vor der Beauftragung gestellt wird.

Den vollständigen Kundenfall mit einer Übersicht, wie die Systeme ineinandergreifen, finden Sie unter Kundenfall Handwerk.

Quellen

• Bitkom: Handwerk: Azubis machen Betriebe fit für die Digitalisierung, Presseinformation vom 27. August 2025, Umfrage unter 504 Handwerksbetrieben