Kundenfall · Handwerk
Von 3 Stunden auf 20 Minuten pro Angebot.
Ein Heizungs- und Sanitärbetrieb aus Bayern mit 15 Mitarbeitenden. Aus einem Website-Projekt wurde ein Unternehmensgehirn: Das Wissen des Betriebs ist zentral gespeichert, und ein Agent beantwortet darauf Fragen und erledigt Aufgaben im ERP. Gefördert über den Digitalbonus Bayern (Plus).
- Zeit pro Angebot
3 Std. → 20 Min.
Zeit pro Angebot
- Mitarbeitende
15
Mitarbeitende
- Digitalbonus Bayern
Plus
Digitalbonus Bayern
Ausgangslage
Anfragen kamen über mehrere Kanäle herein: Website, E-Mail, Notdienst. Das Wissen über Produkte, Preise und Abläufe steckte in Köpfen und Ordnern. Jedes Angebot entstand in Handarbeit und kostete rund drei Stunden Büroarbeit.
Das Herzstück
Ein Unternehmensgehirn statt eines einzelnen Bots.
Das Wissen des Betriebs, also Produkte, Preise, Abläufe und Dokumente, liegt in einer eigenen Wissensbasis (RAG), getrennt vom KI-Modell. Der Agent verbindet dieses Wissen mit den Live-Daten aus Odoo: Er beantwortet Fragen und erledigt Aufgaben direkt im ERP. Das Wissen gehört dem Betrieb und bleibt, auch wenn das KI-Modell gewechselt wird.
Was der Agent übernimmt
- Fragen beantworten zu Produkten, Preisen und Abläufen
- Leads aus Anfragen direkt in Odoo anlegen
- Auskünfte zu Rechnungen geben
- Angebote in Odoo vorbereiten, ein Mensch prüft und gibt frei
Die Angebotserstellung ist ein Prozess von vielen. Weitere kommen Schritt für Schritt dazu.
So greift das System ineinander
Vom Eingang einer Anfrage bis zur Antwort an den Kunden, vereinfacht dargestellt.
Anfragen kommen herein
- Website
- Notdienst
KI-Agent
Versteht die Anfrage und entscheidet, was zu tun ist.
Unternehmensgehirn
Produkte, Preise, Abläufe und Dokumente des Betriebs.
Odoo ERP
Kunden, Leads, Angebote und Rechnungen.
Team prüft und gibt frei
Kein Angebot verlässt den Betrieb ohne menschliche Freigabe.
Kunde
Erhält eine Antwort oder ein Angebot.
Monteur-App
Nächster Schritt: dasselbe Wissen direkt auf der Baustelle.
Was wir gemeinsam umgesetzt haben
- 01
Website und Lead-Management
Eine SEO-optimierte Website mit rund 80 Seiten. Kontakt-, Angebots- und Notdienstanfragen landen strukturiert an einer Stelle, statt in verschiedenen Postfächern.
- 02
ERP mit Odoo
Eine gemeinsame Datenbasis für Kunden, Angebote und Aufträge. Erst damit kann ein Agent zuverlässig arbeiten.
- 03
Ein Unternehmensgehirn
Eine eigene Wissensbasis (RAG) mit dem Wissen des Betriebs, unabhängig vom KI-Modell. Das Modell lässt sich austauschen, das Wissen bleibt im Betrieb.
- 04
Ein Agent, der antwortet und handelt
Er greift auf das Unternehmensgehirn und auf Odoo zu, beantwortet Fragen und erledigt Aufgaben im ERP, von der Lead-Anlage bis zum Angebotsentwurf.
Ergebnis
Ein Angebot dauert heute rund 20 Minuten statt rund drei Stunden. Das Projekt wurde über den Digitalbonus Bayern in der Plus-Stufe gefördert. Als Nächstes kommt eine mobile Lösung für die Monteure vor Ort, die auf dasselbe Unternehmensgehirn zugreift.
Was wir daraus gelernt haben
Der größte Hebel war nicht das KI-Modell, sondern ein sauberer Prozess und eine gemeinsame Daten- und Wissensbasis. Weil das Wissen getrennt vom Modell gespeichert ist, gehört es dem Betrieb und nicht dem KI-Anbieter.
Den Namen des Betriebs nennen wir aus Vertraulichkeitsgründen nicht.
Weiterer KundenfallSteuerkanzlei: vom Belegeingang bis zum JahresabschlussEin ähnlicher Ablauf in Ihrem Betrieb?
Beschreiben Sie kurz, wo in Ihrem Betrieb heute Wissen gesucht und Arbeit doppelt gemacht wird. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich ein Unternehmensgehirn lohnt und ob das Projekt förderfähig ist.