Kundenfall · Steuerkanzlei
Vom Belegeingang bis zum vorbereiteten Jahresabschluss.
Eine mittelgroße Steuerkanzlei in München. Belege kommen von vielen Mandanten über viele Wege herein. Ein KI-Agent liest sie, ordnet sie zu und schlägt die Kontierung vor. Wo er unsicher ist, entscheidet das Team. Die Grundlage ist ein Kanzleigehirn, in dem das Wissen der Kanzlei liegt.
rechnung_0314.pdf
E-Mail an das Belegpostfach
- Lieferant
- Muster Bürobedarf GmbH
- Sicherheit: 99 %
- Rechnungsdatum
- 14.03.2026
- Sicherheit: 99 %
- Betrag brutto
- 238,00 €
- Sicherheit: 98 %
- davon USt 19 %
- 38,00 €
- Sicherheit: 98 %
- Mandant
- Mandant B
- Sicherheit: 96 %
- Kontierung
- 4930 Bürobedarf (SKR03)
- Sicherheit: 93 %
Sicher erkannt, geht weiter zur Übergabe
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Handyfoto per Upload
- Datum
- unleserlich
- Sicherheit: 41 %
Unsicher, liegt zur Prüfung beim Team
- Kanzlei
- Mittelgroß, München
- Schwerpunkt
- Belegverarbeitung und Jahresabschluss
- Übergabe
- An DATEV
Ausgangslage
Viel Zeit ging in Arbeit, die vor der eigentlichen Arbeit liegt.
Viele Wege herein
Belege kamen per E-Mail in mehrere Postfächer, als Upload, als Scan oder als Handyfoto. Schon das Sortieren nach Mandant kostete Zeit.
Abtippen statt beraten
Lieferant, Datum, Betrag und Steuer wurden von Hand erfasst, obwohl alles auf dem Beleg steht.
Lücken fallen spät auf
Fehlende Unterlagen zeigten sich oft erst bei der Vorbereitung des Jahresabschlusses, also dann, wenn die Zeit am knappsten ist.
Der Belegfluss
Der Agent erledigt die Routine. Das Team trifft die Entscheidungen.
Jeder Beleg durchläuft dieselben Stationen. Was der Agent sicher erkennt, läuft durch. Was unsicher ist, landet mit Begründung bei einer Fachkraft. Über allem liegt das Kanzleigehirn, unter allem ein Protokoll jedes Schritts.
Sechs Stationen, zwei Rollen
Vereinfacht dargestellt: vom Eingang eines Belegs bis zur Vorbereitung des Jahresabschlusses.
Kanzleigehirn
Das Wissen der Kanzlei, getrennt vom KI-Modell gespeichert. Der Agent greift bei jedem Schritt darauf zu.
- Mandantenstammdaten
- Kontierungsregeln der Kanzlei
- Frühere Buchungen
- Arbeitsanweisungen und Fristen
Eingang
E-Mail, Upload, Scan oder Foto, aus mehreren Postfächern.
Lesen
Lieferant, Datum, Beträge und Steuer werden ausgelesen.
Zuordnen
Mandant erkennen, Kontierung vorschlagen, Sicherheit bewerten.
- Sicher erkannt: weiter mit Schritt 5
- Unsicher: Prüfung im Team, Schritt 4
Prüfen
Eine Fachkraft entscheidet, mit Begründung und Vorschlag des Agenten.
Übergabe
Geprüfte Belege gehen an DATEV.
Jahresabschluss
Je Mandant sichtbar, was vorliegt und was noch fehlt.
PrüfpfadJeder Schritt wird protokolliert: wer, wann, was. So bleibt nachvollziehbar, was mit einem Beleg passiert ist, wie es die GoBD verlangen.
Das Kanzleigehirn
Wissen, das bleibt, auch wenn Mitarbeitende wechseln.
Kontierungsregeln, Besonderheiten einzelner Mandanten und Arbeitsanweisungen stecken in vielen Kanzleien in den Köpfen erfahrener Mitarbeitender. Das Kanzleigehirn hält dieses Wissen fest, getrennt vom KI-Modell und im Eigentum der Kanzlei. Der Agent nutzt es bei jedem Beleg, und das Team kann es direkt fragen.
Fragen, die das Team stellen kann
- Wie haben wir die Leasingrate bei Mandant B im Vorjahr gebucht?
- Welche Unterlagen fehlen noch für den Jahresabschluss von Mandant C?
- Welche Arbeitsanweisung gilt bei Bewirtungsbelegen?
Jahresabschluss
Lücken sehen, bevor die heiße Phase beginnt.
Weil jeder Beleg schon beim Eingang einem Mandanten und einem Zeitraum zugeordnet wird, sieht die Kanzlei laufend, was für den Abschluss bereits vorliegt. Fehlt etwas, wird es früh sichtbar. Die Nachforderung beim Mandanten bereitet der Agent als Entwurf vor, abgeschickt wird sie vom Team.
- Kontoauszüge Januar bis Dezembervollständig
- Eingangsrechnungenzugeordnet
- Kassenbuchvollständig
- Darlehensbestätigung zum 31.12.fehlt, Nachforderung als Entwurf
- Inventurlistefehlt
Worauf es ankam
Im Zweifel entscheidet ein Mensch.
Der Agent bewertet seine eigene Sicherheit. Unter einer festgelegten Schwelle entscheidet immer eine Fachkraft.
Das Wissen gehört der Kanzlei.
Das Kanzleigehirn ist getrennt vom KI-Modell gespeichert. Das Modell lässt sich austauschen, das Wissen bleibt.
Verschwiegenheit von Anfang an.
Mandantendaten unterliegen der Verschwiegenheitspflicht. Deshalb legen wir vor dem Start gemeinsam fest, welche Daten wo verarbeitet werden.
Den Namen der Kanzlei nennen wir aus Vertraulichkeitsgründen nicht.
Weiterer KundenfallHandwerk: von 3 Stunden auf 20 Minuten pro AngebotLive-Demo
Live-Demo nach Vereinbarung.
Wir zeigen Ihnen den Agenten in einem kurzen Online-Termin, an Beispielbelegen und mit Zeit für Ihre Fragen. Danach sprechen wir darüber, wie Belege heute in Ihrer Kanzlei ankommen.
Was Sie in der Demo sehen
- 1Wie der Agent einen Beleg liest: Lieferant, Datum, Beträge, Steuer
- 2Wie sicher er sich bei jedem einzelnen Feld ist
- 3Wie unsichere Belege zur Prüfung ins Team gehen