Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

2. Überblick über die Datenverarbeitung

Die nachfolgende Übersicht fasst die wesentlichen Punkte unserer Datenverarbeitung zusammen und dient als Orientierungshilfe:

Arten der verarbeiteten Daten:

• Bestandsdaten (Name, Adresse, Kontaktdaten)
• Inhaltsdaten (Texteingaben, KI-Anfragen, Automatisierungsanforderungen)
• Kontaktdaten (E-Mail, Telefonnummern)
• Meta-/Kommunikationsdaten (Geräteinformationen, IP-Adressen)
• Nutzungsdaten (besuchte Webseiten, Interesse an Inhalten, Zugriffszeiten)
• Vertragsdaten (Vertragsgegenstand, Laufzeit, Kundenkategorie)

Kategorien betroffener Personen:

• Kommunikationspartner
• Nutzer (Website-Besucher, Nutzer von KI-Services)
• Geschäfts- und Vertragspartner
• Kunden

Zwecke der Verarbeitung:

• Erbringung vertraglicher Leistungen und Kundenservice
• Kontaktanfragen und Kommunikation
• KI-gestützte Automatisierungslösungen
• Sicherheitsmaßnahmen
• Reichweitenmessung/Marketing
• Büro- und Organisationsverfahren
• Verwaltung und Beantwortung von Anfragen

3. Maßgebliche Rechtsgrundlagen

Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht der Rechtsgrundlagen der DSGVO, auf deren Basis wir personenbezogene Daten verarbeiten:

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a. DSGVO) - Die betroffene Person hat ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben.
• Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b. DSGVO) - Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich.
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f. DSGVO) - Die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich.

4. Sicherheitsmaßnahmen

Wir treffen nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeiten und des Ausmaßes der Bedrohung der Rechte und Freiheiten natürlicher Personen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen.

Zu den Maßnahmen gehören insbesondere:

• Verschlüsselung der Datenübertragung (SSL/TLS)
• Sichere Server-Infrastruktur mit regelmäßigen Updates
• Zugriffskontrollen und Berechtigungsmanagement
• Regelmäßige Datensicherungen
• Monitoring und Intrusion Detection
• Schulung der Mitarbeiter im Datenschutz

5. Übermittlung von personenbezogenen Daten

Im Rahmen unserer Verarbeitung von personenbezogenen Daten kommt es vor, dass die Daten an andere Stellen, Unternehmen, rechtlich selbstständige Organisationseinheiten oder Personen übermittelt oder sie ihnen gegenüber offengelegt werden.

KI-Services und Cloud-Anbieter:

Für die Erbringung unserer KI-Automatisierungsdienste arbeiten wir mit vertrauenswürdigen Cloud-Anbietern und KI-Service-Providern zusammen. Diese werden ausschließlich auf Basis von Auftragsverarbeitungsverträgen gemäß Art. 28 DSGVO eingesetzt.

Drittländer:

Sofern wir Daten in einem Drittland verarbeiten oder dies im Rahmen der Inanspruchnahme von Diensten Dritter geschieht, erfolgt dies nur, wenn es zur Erfüllung unserer (vor)vertraglichen Pflichten, auf Grundlage Ihrer Einwilligung, aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung oder auf Grundlage unserer berechtigten Interessen geschieht.

6. Datenverarbeitung in Drittländern

Soweit wir Daten in einem Drittland (außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums) verarbeiten oder dies im Rahmen der Inanspruchnahme von Diensten Dritter oder Offenlegung, bzw. Übermittlung von Daten an Dritte geschieht, erfolgt dies nur, wenn es zur Erfüllung unserer (vor)vertraglichen Pflichten geschieht.

7. Löschung von Daten

Die von uns verarbeiteten Daten werden nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben gelöscht, sobald deren zur Verarbeitung erlaubten Einwilligungen widerrufen werden oder sonstige Erlaubnisse entfallen.

Sofern die Daten nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird deren Verarbeitung auf diese Zwecke beschränkt.

8. Rechte der betroffenen Personen

Ihnen stehen als Betroffene nach der DSGVO verschiedene Rechte zu:

• Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.
• Widerrufsrecht bei Einwilligungen: Sie haben das Recht, erteilte Einwilligungen jederzeit zu widerrufen.
• Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob betreffende Daten verarbeitet werden und auf Auskunft über diese Daten.
• Recht auf Berichtigung: Sie haben das Recht, die Berichtigung der Sie betreffenden unrichtigen personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Recht auf Löschung und Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben das Recht, zu verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden.
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
• Beschwerde bei Aufsichtsbehörde: Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen.

9. Einsatz von Cookies

Cookies sind kleine Textdateien, bzw. sonstige Speichervermerke, die Informationen auf Endgeräten speichern und Informationen aus den Endgeräten auslesen. Wir setzen Cookies zu verschiedenen Zwecken und auf Grundlage verschiedener Rechtsgrundlagen ein:

• Notwendige Cookies: Diese sind für das Funktionieren der Website erforderlich
• Funktionale Cookies: Zur Verbesserung der Nutzererfahrung
• Analyse-Cookies: Zur statistischen Auswertung der Website-Nutzung

10. Kontaktaufnahme

Bei der Kontaktaufnahme mit uns (per Kontaktformular, E-Mail, Telefon oder über soziale Medien) werden die Angaben der anfragenden Personen verarbeitet, soweit dies zur Beantwortung der Kontaktanfragen und etwaiger angeschlossener Maßnahmen erforderlich ist.

Verarbeitete Datenarten: Bestandsdaten, Kontaktdaten, Inhaltsdaten
Betroffene Personen: Kommunikationspartner
Zwecke der Verarbeitung: Kontaktanfragen und Kommunikation
Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f. DSGVO), Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b. DSGVO)

11. KI-Automatisierungsservices

Im Rahmen unserer KI-Automatisierungsdienste verarbeiten wir personenbezogene Daten zur Erbringung folgender Leistungen:

• Intelligente Prozessautomatisierung: Dokumentenverarbeitung, Datenextraktion
• KI-Chatbots & Customer Service: Kommunikationsdaten, Anfragen
• Predictive Analytics: Geschäftsdaten für Vorhersagemodelle
• KI-Integration & API-Entwicklung: Systemintegrationsdaten

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b. DSGVO)
Speicherdauer: Für die Dauer des Vertragsverhältnisses plus gesetzliche Aufbewahrungsfristen

12. Änderung und Aktualisierung der Datenschutzerklärung

Wir bitten Sie, sich regelmäßig über den Inhalt unserer Datenschutzerklärung zu informieren. Wir passen die Datenschutzerklärung an, sobald die Änderungen der von uns durchgeführten Datenverarbeitungen dies erforderlich machen. Wir informieren Sie, sobald die Änderungen eine Mitwirkungshandlung Ihrerseits (z.B. Einwilligung) oder eine sonstige individuelle Benachrichtigung erfordern.

13. Begriffsdefinitionen

Personenbezogene Daten: Alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Verantwortlicher: Die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

Verarbeitung: Jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten.